어떻게 파일 관리 업무를 잘 할 수 있습니까?
먼저 모든 문서를 함께 배치한 다음 장기간 사용하는 범주에 따라 분류해 주세요. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 문서명언) 회사마다 업무 분류가 다르다. 예를 들어, 인력은 인적 자원 계획과 같은 6 대 인적 자원 모듈에 따라 분류되어야 합니다. , 채용 및 구성, 교육 및 개발, 성과 관리, 보상 혜택 관리, 노사 관계 관리 이것은 회사급 문서의 분류이며, 내부 인사부는 자신이 담당하는 모듈에 따라 분류된다. 즉, 당신의 일반적인 요구에 따라 분류된다.
조합의 교묘한 운용
서류봉투는 절대적으로 필요하다. 서류가방에 디테일이 있고, 어떤 재료는 하나가 아니고, 시간에 따라 많은 것이 있고, 어떤 것은 같은 사건에 대해 서로 다른 데이터 세트를 가지고 있지만, 모두 같은 종류의 재료에 속하기 때문에 서류가방의 역할은 분명하다. 서류봉투는 재료를 보관할 수 있을 뿐만 아니라 안에 덮인 매수와 기본 내용도 쓸 수 있어 필요할 때 서류봉투를 한 장도 뒤집지 않고 직접 볼 수 있다.
공공 데이터 재구성
많은 경우 우리의 자료는 일상적인 문서이며, 자주, 심지어 매일 사용되기 때문에 반드시 책상 위에 놓아야 한다. 이 시점에서 우리는 문서 프레임워크를 사용합니다. 문서 선반의 각 칸에는 표시가 되어 있어 사용할 때마다 규정에 따라 잘 놓는다. 누군가가 당신의 자료를 빌리고 싶어도 당신이 마침 부재중이라면, 표지판에 따라 스스로 찾아가는 것이 그가 모든 자료를 뒤지는 것보다 낫다고 말할 수 있습니다. 이렇게 하면 쌍방의 시간을 절약할 수 있을 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 지식명언)
부서 정보 제출
때때로 우리는 일정한 간격으로 상급 지도자에게 정보를 보고해야 한다. 이런 정보는 매달, 심지어 매주 필요하다. 때때로 우리는 너무 바빠서 시간을 잊어버릴지도 모른다. 일이 잘 되지 않도록 처리 시간에 따라 정보를 정렬하여 어떤 정보가 긴급하게 처리되고 어떤 정보가 일시적으로 보류될 수 있는지 기억할 수 있습니다.
컴퓨터 데이터 아카이빙
지금은 과거와 달리 기본적인 직장인들은 모두 컴퓨터를 가지고 있다. 서류 자체를 정리하는 것 외에도 컴퓨터에 서류가 있어야 한다. 컴퓨터 보관 외에 관리 목록도 있어야 한다. 이 목록에는 시간, 목적, 제목, 매수, 보관 장소 및 요구 사항이 포함됩니다.
지도자가 비준한 자료를 회수하다.
파일을 저장하는 것 외에도 작업에 파일이 있어야 합니다. 예를 들어, 어떤 서류들은 지도자의 서명이 필요하며, 지도자는 언제 어디서나 당신을 도울 수 없습니다. 그들은 지도자가 시간이 있어야 처리에 집중할 수 있다. 이를 위해서는 상사에게 서랍식 서류함을 준비하고, 표시를 하고, 거절하고, 처리해야 한다. 지도자가 있든 없든, 네가 직접 가서 보면, 그 서류들이 서명되었는지, 어떤 것이 기각되었는지, 어떤 것이 처리되지 않았는지 알 수 있다.
파일 관리 업무 수행 방법 1? 공문 처리를 규범화하여 공문이 형성되도록 보장하다.
파일은 일반적으로 문서 처리 절차를 완료하고 향후 참조를 위해 임무를 전달하고 설명하는 기록 문서입니다. 따라서 공문의 형성은 서류작업의 출발점이며, 공문서 처리를 규범하고 공문서 형성을 보장하는 것은 문서 관리 업무를 잘 하는 기초이다. 공문 초안은 공문 형성의 핵심 고리이다. 부서에 따라 문서 준비 부서가 다르다. 어떤 기관의 공문은 사무실에서 통일적으로 준비한 것이고, 어떤 것은 관련 부서에서 초안을 작성한 후 사무실에 제출하여 인쇄한다. 우리는 후자에 속한다. 각 기능 부서 작성자의 수준과 자질이 다르기 때문에 공문 초안 관련 요구 사항에 대한 이해에는 차이가 있어 초안된 문서의 품질이 다르다. 우리 사업부의 공문 준비 방면에 존재하는 문제는 다음과 같은 방면에 나타난다.
1, 언어가 잘못 사용되었습니다. 주로 상담과 보고가 있다. 문장 한 편은 많은 것을 요구한다. 언어를 만들거나 정기적으로 빨간색 헤더 파일을 사용합니다.
첨부 파일 식별이 혼란 스럽습니다. 일부 공문서에는 첨부 파일이 표시되어 있지만 지정된 위치에 표기되어 있지 않고 첨부 파일 이름 앞에 특정 일련 번호가 표시되어 있지 않아 문서 절차가 매우 혼란스럽다.
공문 주제어 표기가 정확하지 않아 검색에 불리하다.
4, 디지털 사용 비표준 등. 상술한 상황은 공문의 입권 보관에 심각한 영향을 미쳤다. 따라서 사무실에서 공문 제작을 담당하는 사람으로서, 그는 통상 각 부서에서 제출한 공문 초안을 규범화하고, 관련 규정에 따라 원고에 대한 전면적인 심사와 엄격한 관문을 실시해야 하며, 특히 두드러진 주제의 키워드, 단어, 문장에 대한 엄격한 관문을 실시해야 할 책임과 의무가 있다. 문제를 발견하고, 가능한 한 빨리 초고를 제공하는 기능부서와 도킹하고, 협의하고, 심의단계에서 각종 문제를 해결하고, 결코 문제를 문제로 밀지 않는다.
둘째, 서류정리 작업은 공문의 평가와 분류부터 시작한다.
공문이 형성된 후 일정 기간 정리한 후, 공문에 관련된 사무가 완료되면, 서기는 공문의 보존 상황을 평가하고, 공문의 범주와 중요도에 따라 초보적인 선별과 정리를 할 수 있다. 일반적이고 중요하지 않은 것을 제거한다. (그러나 즉각적이거나 임의로 파괴하는 것이 아니라 다른 곳에 두는 것이다.) 본 기관의 개혁, 발전, 안정과 관련된 중대 사건, 중요한 사건과 새로운 사건, 그리고 본 기관의 성과를 대표하는 서류를 저장하여 언제든지 검열과 호출을 할 수 있도록 합니다. 평가는 사무원들에게 발전의 안목과 예리한 통찰력을 요구하며, 대량의 내용이 복잡한 문서 중에서 보존 가치가 있는 문서 아카이브를 골라서 향후 업무에 사용할 수 있도록 하는 심각한 도전이다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 이 일을 잘 하려면, 다음과 같은 여러 방면에서 시작할 수 있다.
1, 서류작업에 대한 높은 인식을 가지고 공문에서 서류로의 성공적인 전환을 이루기 위해서는 공문서의 규범화 관리를 중시하고, 문비업무와 서류작업 조직 체계의 진정한 융합을 실현하고, 서류관리에 대한 파일부서의 고급 통제를 강화하여 서류의 품질을 보장하고, 서류부서의 업무 절차와 번거로운 인수인계절차를 줄이고, 중복 보관을 피하고, 서류작업을 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서)
2. 고도의 직업적 책임감을 가지고 있다. 아키비스트는 강한 전문 이해력과 준비를 해야 합니까? 파일? 자신의 머리 속에 넣어 역사에 대한 책임감을 가져야 파일 작업이 정상화되고 정상화될 수 있다. 따라서,' 방법' 의 요구에 따라 모든 서류를 규범적이고 과학적으로 처리하고, 각 문서에 대해 과학적 평가를 해야 한다.
3, 우리는 끊임없이 자신의 전문적인 품질과 포괄적 인 품질을 향상시켜야합니다. 비서직과 서류작업은 전문성과 기술성이 모두 강하다. 일상 업무에서 비서는 서류지식의 학습을 중시하고 서류의식의 배양을 강화해야 한다. 가장 좋은 방법은 전문 서적 한 권, 파일 관리 및 파일 관리 기초를 보존하여 필요할 때 열람하고, 실제로 일을 하면서 공부하며, 업무 실천에서 점차 자신의 이론 수준을 높일 수 있도록 하는 것이다. 일상 업무에서 많은 아키비스트들은 비서이기도 하며, 서류를 형성하는 공문에 대한 과학적 평가와 분류를 중시해야 한다. 。
셋째, 공문 자료를 보완하고 문서 수집 작업을 잘 한다.
문서 부서는 초보적으로 보관할 때 공문을 형성하는 일련의 자료를 자세히 검사해야 한다. 첨부 파일이 제때에 보관되지 않으면 독촉해야 한다. 같은 문제가 있는 외래서류가 제때에 제출되지 않았다면, 회수를 추적해 개인의 손에 장기적으로 잃어버리지 않도록 해야 한다. 구체적으로 다음 사항부터 시작할 수 있습니다.
1, 파일 정리 작업은 반드시 평소부터 시작해야 합니다. 상급 서류의 경우 등록을 받은 후 먼저 파일이 보존 가치가 있는지 확인해야 한다. 만약 그 중 일부가 보존된 사회적 가치를 잃고 현재의 효용이 완성됨에 따라 탈락한다면, 그러나 현재 분야에서 탈퇴한 후, 다른 문헌들은 보존가치가 있으며, 그 기록을 통해 후세 사람들에게 참고와 활용을 할 수 있다. 따라서 서류정리 규범의 요구에 따라 스테인리스강 못으로 다시 제본한 후 회람해야 한다. 다 보고 나면 이미 초보적으로 서류절차에 들어가, 평상시 참고할 수 있도록 더 정리하였다.
2, 문서 정리 작업은 세부 사항에주의를 기울여야합니다. 본 부서에서 직접 생성한 문서의 경우, 지도자가 발부한 후, 서류를 형성하는 모든 자료를 완전히 수집해야 하며, 위에서 아래로 문서, 발행, 마무리, 수정, 초안 등의 절차를 중앙에서 정리하여 서류를 통일책으로 제본하고 초보적으로 완성해야 합니까? 조각? , 흩어져? 페기? 전체적으로 집중해야 하나요? 조각? , 공식적으로 패션 상자를 조직하기 위해? 볼륨? 。 서류를 체크 인하기 전에 준비 작업을 잘하다.
넷째, 의사 소통에 능하고, 새로운 정보를 받아들이고, 자원을 즐긴다.
사무실의 비서직자로서, 자신의 업무 경험을 끊임없이 총결하고, 어려움에 부닥치면 주관 서류의 상급 부서에 가르침을 청해야 하며, 문서의 보관 가치를 주관적으로 판단해서는 안 되며, 본 단위의 전문적인 특성과 결합하여 창조적으로 아카이빙 방법을 사용해야 한다. 동시에, 아키비스트는 책임의식을 강화하고, 정품의식을 확립하고, 직업정신을 키워야 한다. 끊임없이 새로운 정보를 받아들이고, 지식의 시야를 넓히고, 감별 능력을 향상시키고, 각종 매체와 기회를 최대한 활용하고, 자신이 작성한 각종 기록 자료와 참고 자료 (예: 대사기, 엄밀한 조직, 특집 요약, 통계 자료 수집, 회의 소개 등) 를 적극 추천하고 홍보한다. , 자원 공유의 목적을 달성하기 위해.
파일 관리 업무 수행 방법 1? 정치적 자질은 합격해야 한다.
확고한 정치적 신념을 세우고 과학 이론으로 머리를 무장하다. 당의 노선 방침 정책을 확고히 관철하고 올바른 정치 방향을 견지해야 한다. 좋은 직업 윤리와 엄격한 업무 태도를 가지고 있다. 실사구시를 견지하고 역사를 존중해야 한다. 업무에서는 역사에 대한 책임, 서비스 현실, 미래에 대한 생각, 본업을 사랑하고, 본업을 성실하게 잘해야 한다. 본업을 사랑하고 성실하게 책임지는 과학적 태도가 있어야 한다. 사람들을 가르치고 교육하는 것은 일종의 헌신이고, 관리 서비스도 일종의 헌신이다. 학생 기록 관리인은 담박하고 명리에 무관심하게 학생을 위해 봉사해야 한다. 필요한 정책 수준을 갖추다. 국가 관련 서류작업에 관한 법률과 정책, 그리고 서류작업에 관한 방침, 정책, 표준, 방법을 숙지하고 파악해야 한다. 법에 따라 파일을 관리하는 법적 의식을 갖추다. 법과 규율로 자신을 구속하고 법치관념을 확고히 세우고 서류법 위반 행위와 단호하게 투쟁하다.
둘째, 지식의 질은 포괄적이어야 한다.
파일 전문 지식을 습득하다. 파일 작업은 파일 수집, 정리, 보관, 검증, 통계에서 제공 및 활용에 이르기까지 이론과 작업 방법을 갖춘 전문 업무입니다. 학생 아키비스트는 이러한 이론과 방법을 배우고 습득해야만 업무의 질을 보장하고, 업무 효율을 높이며, 점차 학생 아카이브 작업의 과학적 관리를 실현할 수 있다. 컴퓨터 지식을 습득하다. 아카이브 관리의 현대화에 적응하기 위해서는 컴퓨터 데이터 입력, 데이터베이스 관리, 멀티미디어 및 네트워크 관리 기술을 습득해야 합니다. 외국어 지식을 좀 습득하다. 학생 아키비스트는 새로운 시기와 새로운 형세에 대한 학생 아키비스트의 요구에 부응할 수 있는 영어 응용능력도 갖추어야 한다.
셋째, 전문적인 자질이 뛰어나야 한다.
현실적이고 실용적이며 우수성을 추구하는 작업 스타일을 기르다. 학생 기록 작업은 장기적이고 어렵고 세심한 작업이다. 자료의 형성, 수집, 정리, 입권, 서류의 보관 및 활용에서 모든 과정은 현실적이고 실용적이며 모든 과정은 신중하고 신중해야 한다. 어떠한 세부적인 실수도 뒷일에 폐를 끼칠 수 있다.
넷째, 체력은 건강해야 한다
학생 기록 작업은 힘들고 번거로운 일이다. 장기 복안 작업, 창고 통풍불량, 보관 과정에서 유해 세균 흡입, 학생 기록원에는 피부 알레르기, 경추병, 호흡기 질환 등 치료하기 어려운 질병이 나타났다. 따라서 서류 작업을 잘하려면 체육 단련을 강화하고 체질을 강화해야 한다.