인사 파일은 한 사람의 경험, 학력, 직함, 정심, 능력, 성격에 대한 기록으로 한 사람의 행정예속 관계를 나타낸다. 또한 서류는 사업 단위 채용, 심사 인재의 중요한 근거 중 하나이며 본인에게 졸업, 직함 신고, 연금보험 등 관련 인사 서비스를 제공하는 근거이기도 하다. 인사 파일 처리가 부적절하면 내 직함 평가, 근무 연령 계산, 사회보험 등 많은 영향을 미칠 수 있다.
규정에 따르면, 서류를 보관하는 방법은 두 가지밖에 없다. 수신 단위가 있고, 부서에 인사 관리 권한이 있는 경우, 서류는 부서로 넘겨야 한다. 수신 단위가 없는 사람은 서류를 인재 시장에 위탁할 수 있다.